הנהלת חשבונות בעידן הדיגיטלי ושמירת מסמכים.

צילמתם קבלה לאפליקציה? מעולה. אבל האם מותר לזרוק אותה לפח? כל האמת על שמירת מסמכים בעידן הדיגיטלי

בואו נודה באמת, ימי "קופסת הנעליים" חלפו מן העולם, וטוב שכך. עד לפני כמה שנים, שגרת סוף החודש של כל בעל עסק הייתה מלווה בלחץ אדיר: לאסוף קבלות מקומטות מתא הכפפות ברכב, לחפש חשבוניות שאבדו, לארגן הכל בקלסר, ולנסוע בפקקים למשרד של רואה החשבון רק כדי לא לפספס את תאריך הדיווח למע"מ.

אנחנו מבינים שזמן הוא המשאב היקר ביותר שלכם. לכן, אצלנו במשרד עברנו לעבוד עם מערכות הנהלת החשבונות הדיגיטליות והמתקדמות ביותר. ישבתם לפגישה עסקית בבית קפה? קניתם ציוד משרדי? פשוט שולפים את הסמארטפון, מצלמים את הקבלה לאפליקציה, והיא מיד עולה אלינו למשרד ונקלטת במערכת. החיסכון בטרטור הוא אדיר, הדיווח נעשה בזמן אמת, ואתם יודעים בדיוק מה המצב הפיננסי שלכם בלי הלחץ של ה-15 בחודש.

אבל כאן בדיוק מסתתרת המלכודת שבעלי עסקים רבים נופלים בה.

בגלל שהתהליך הפך לכל כך קל ואינטואיטיבי, הפיתוי לצלם את הקבלה ולזרוק את הנייר לפח הקרוב הוא עצום. אנשים בטוחים שאם "יש תמונה באפליקציה של רואה החשבון", הם מסודרים. התשובה המקצועית והחד-משמעית היא: ממש לא. הוראות ניהול ספרים של רשות המיסים הן נוקשות וקובעות חוק ברזל: חובה לשמור את מסמכי הנהלת החשבונות למשך 7 שנים. חשוב להבין: התוכנות המתקדמות שאנו משתמשים בהן נועדו לייעל את הדיווח השוטף שלנו אליכם ומול הרשויות, אך האחריות החוקית המלאה על שמירת מסמכי המקור מוטלת אך ורק עליכם, בעלי העסק. מהי הסכנה האמיתית? ביקורות של רשות המיסים כמעט אף פעם לא מתבצעות על החודש הנוכחי. הן חוזרות אחורה. תארו לעצמכם שבעוד 4 שנים פקיד שומה דופק בדלת ומבקש לראות חשבוניות רכש מהותיות. צילום פשוט בטלפון או וואטסאפ אינו מהווה תחליף חוקי. אם זרקתם את המקור פקיד השומה במקרה של ביקורת עלול פשוט לפסול לכם את ההוצאות. במידה וכך ההשלכות הן שהרווח שלכם על הנייר יזנק רטרואקטיבית, ויחד איתו יגיעו דרישות לתשלומי מס נוספים בתוספת קנסות. כדי שתוכלו לזרוק את הנייר באופן חוקי, עליכם להשתמש באופן עצמאי במערכת המוגדרת טכנית ומשפטית כ"ארכיון דיגיטלי" (הכוללת חתימה אלקטרונית מאושרת), או פשוט להמשיך לתייק את מסמכי המקור בקלסר מסודר בארון למשך 7 שנים.רוצים לנהל את העסק בראש שקט, ליהנות מהנוחות הדיגיטלית המקסימלית – אבל בלי לעשות טעויות שיעלו לכם ביוקר מול הרשויות? השאירו פרטים, ונעביר אתכם לניהול חכם, דיגיטלי ובטוח שמלווה בהדרכה צמודה על כל דרישות החוק.

המידע המובא במאמר זה הינו מידע כללי ותמציתי בלבד, ואינו מהווה ייעוץ משפטי ו/או ייעוץ מס ו/או תחליף לייעוץ כאמור.
מומלץ לפנות לייעוץ מקצועי פרטני בהתאם לנסיבות המקרה הספציפי.